RESUMEN OBJETIVO 01

Hola Chicos!

A continuación les dejo publicado un breve resumen del objetivo 01 de nuestra asignatura.

Por favor léanlo! Esto les servirá, para complementar la información que les publiqué en la clases virtual anterior.

Por favor, coloquen su comentario antes de salir del blogger, para así tomar nota de su participación y asistencia.

Nos seguimos leyendo muchachos!

Saludos

Carled

MANUALES ADMINISTRATIVOS 
Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institución, a través de la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras, objetivos, políticas, determinación de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra información amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos, etc.
CLASIFICACION DE MANUALES
Los manuales administrativos reflejan en general la organización de la Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden ser:
- Manual de Organización.
- Manual de Procedimientos.
- Manual de Historia de la Organización.
- Manual de Políticas.
- Manual de Contenido Múltiple.
- Manual de Trámites, etc.
OBJETIVOS
Dependiendo del tipo de Manual, los objetivos pueden ser:
- Presentar una visión en conjunto de la institución.
- Precisar las funciones que se han encomendado a cada área, a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
- Coadyuvar a la correcta ejecución de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo.
- Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
- Orientar al personal de nuevo ingreso.
La elaboración o actualización de los Manuales Administrativos requiere de la aplicación de una metodología que permita obtener información completa y oportuna para presentarla con la mayor exactitud posible, evitando crear confusión en la interpretación del contenido.
ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES 
Para la elaboración o actualización del manual administrativo de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:
1. Planeación del Trabajo
2. Aplicación de Técnicas de Investigación
3. Análisis de la Información
4. Estructuración
5. Validación de la Información
6. Autorización del Manual
7. Distribución

1.- Planeación del trabajo
 Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarán el Manual, de las cuales se nombrará un Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentación de la información.
Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las áreas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de información, a través de fuentes más representativas como son:
- Los documentos jurídicos y administrativos de la institución, que son base para la realización de las funciones de la Dependencia o Entidad.
- Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.
- Los Manuales Administrativos existentes.
- Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentación existente.
Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un Programa de Trabajo para establecer en orden cronológico, las actividades necesarias para la elaboración de los Manuales Administrativos de la Dependencia o Entidad, comprendiendo desde la integración del equipo de trabajo hasta la aprobación y distribución del Manual.2.- Aplicación de Técnicas de InvestigaciónSimultáneamente a la elaboración del Programa de Trabajo, se establecerán y diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse, ya sean documentales o de campo.
Investigación documental. Consiste en recopilar documentos para la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los aspectos que se integrarán en los Manuales Administrativos, estos pueden ser: bases jurídico-administrativas, reglamentos, decretos, leyes, manuales anteriores, gacetas oficiales, disposiciones normativas, y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio.
Observación. Es la percepción reflexiva de la realización de actividades, con la finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la investigación documental.
Cuestionarios. La aplicación de esta técnica se desarrolla a través de preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito al centro de trabajo. Este medio de captación de información permite ahorrar recursos y tiempo, sin embargo, la calidad y precisión de la misma dependerá del diseño y la presentación del cuestionario, así como de la disposición del personal al que se aplica.
Entrevistas. Consiste en obtener información verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona información completa, debido a la interacción que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepción de actitudes.
Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones directas que faciliten la comprensión. Para que esta técnica se desarrolle con éxito es conveniente observar lo siguiente:
- Utilizar una entrevista libre, dirigida o ambas.
- Tener claro el objetivo de la entrevista.
- Concertar previamente cita con el servidor público.
- Escuchar con atención y objetividad para evitar el desvío del enfoque de la entrevista.
- Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda.3.- Análisis de la InformaciónEn el análisis de la información obtenida, se debe realizar un examen minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran, para lo cual es necesario establecer la secuencia:
- Conocer el hecho o situación.
- Describir ese hecho o situación.
- Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.
- Examinarlos críticamente.
- Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos.
- Precisar las relaciones entre cada elemento.
Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes: ¿Qué trabajo se hace?, ¿Para qué se hace?, ¿Quién lo hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Con qué se hace?, ¿Cuándo se hace?
Para obtener la información que dará la pauta para formular el Manual, es necesario que después de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?
Una vez obtenidos los resultados del análisis de la información se puede continuar con las etapas de:
4.-Estructuración. En esta etapa se debe establecer el diseño y la presentación que se utilizará para la elaboración de los Manuales Administrativos.
5.-Validación de la Información. Es necesario que la validación la lleven a cabo los responsables de las áreas a las que corresponden los Manuales, con la finalidad de que la información que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las áreas.
6.-Autorización del Manual. Una vez llevada a cabo la validación, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorización del titular de la Dependencia o del área a la que corresponda el documento.
7.-Distribución. Obtenida la autorización se procede a la distribución en las áreas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa.MANUAL DE ORGANIZACIONEl manual de organización es un documento normativo que permite conocer la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella, al estar integrado por antecedentes, marco jurídico, atribuciones, funciones y responsabilidades, relaciones de coordinación, organigramas, etc. Además, define concretamente las funciones y atribuciones encomendadas a cada una de las áreas que integran la institución.Los Manuales de Organización por el alcance de su información se clasifican en:- Manual General de Organización. Refleja toda la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad, a partir de la descripción del primer nivel.
- Manual Específico de Organización. Comprende las funciones y responsabilidades de un área en especial, de acuerdo a la división administrativa que se tenga en la Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretaría, Dirección, Subdirección, Departamento, etc.CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIONLa información que contendrá el Manual de Organización dependerá de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo pueden considerarse los siguientes puntos:
- Portada.
- Índice.
- Presentación.
- Antecedentes de la Dependencia o Entidad.
- Marco Jurídico.
- Atribuciones de la Dependencia.
- Estructura Orgánica.
- Descripción de Puestos.
- Directorio.
- Firmas de Autorización.
DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDOPortada:Es la primera plana del Manual y puede contener los siguientes datos:
- Nombre de la Dependencia o Entidad y logotipo.
- Título y alcance del documento.
- Área responsable de su elaboración.
- Lugar y fecha de elaboración.Índice o contenido:Incluye la relación de los capítulos que conforman el Manual aplicándose lo siguiente:
- Dar una referencia numérica o alfanumérica a cada concepto.
- Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos.
- Enunciar cada capítulo con sus secciones, temas y números de página.Presentación:Es el texto que encabeza el Manual y puede contener lo siguiente:
- Importancia de contar con un Manual.
- Metodología utilizada en el desarrollo del trabajo.
- Contenido del documento y una breve descripción o propósitos básicos que se pretenden alcanzar.
Antecedentes:
Comprende una breve descripción del origen de la Dependencia o Entidad, del Decreto o Ley que le dio origen y del proceso de su desarrollo hasta la actualidad.
Marco Jurídico:
Es una relación de los ordenamientos o disposiciones jurídicas, de los que se derivan las atribuciones de la Dependencia o Entidad; es importante que se mencionen las fechas de publicación o vigencia y se presente de acuerdo a un orden como es:
- Constitución.
- Tratados.
- Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal.
- Leyes.
- Códigos.
- Reglamentos.
- Convenios.
- Acuerdos.
Atribuciones:
Se describen de manera completa y textual las facultades otorgadas a la Dependencia o Entidad incluidas las Leyes.
Estructura Orgánica:
Es la representación gráfica de la Dependencia o Entidad, que muestra de manera general los puestos o áreas que la integran y establece los niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad y asesoría.
Descripción de puestos o funciones:
Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgánica, que le permiten a la institución cumplir con sus atribuciones legales.
Las funciones incluidas en un Manual de Organización deberán denotar actividades de dirección, programación, operación, supervisión, asesoría, etc., todas serán presentadas inicialmente en verbo infinitivo, describiéndolas brevemente.Ejemplo:- Diseñar y difundir las bases para la determinación, implantación y evaluación de las acciones del Programa Estatal de Desarrollo Administrativo en las Dependencias y Entidades Públicas Estatales.
- Asesorar en la elaboración de estudios y en el establecimiento de acciones orientadas a que las funciones de los servidores públicos sean más eficientes.
- La descripción del puesto se integra con los siguientes elementos:
- Identificación. Indica el nombre del puesto y su tramo de control.
- Descripción General. Describe brevemente las funciones generales que se realizan en el puesto para el logro de los objetivos.
- Ubicación en la estructura organizacional. Presenta un organigrama que incluya el puesto inmediato superior y los puestos subordinados, remarcando aquel que se describe.
- Descripción de funciones. Enuncia concretamente las funciones que corresponden al puesto.
- Niveles de coordinación. Señala la relación que existe entre un puesto con las áreas internas de la Dependencia, o en su caso, con organismos externos a la misma.
Ejemplo de coordinación interna:
CON: El Director General de Auditoría Gubernamental.
PARA: Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.
Ejemplo de coordinación externa:
CON: Las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.
PARA: Solicitar y recibir información, así como coordinar actividades.
Directorio:
Relación de los principales funcionarios que componen la estructura de la Dependencia, Subsecretaría, Dirección, etc.
Firmas de Autorización:
Representa la formalización del Manual y comprende las firmas del titular o del jefe del área a la que corresponde el Manual y de la que lo realizó.