CLASE VIRTUAL 07/11/2012 (OBJETIVO 04)

Hola chic@s!
En esta oportunidad, continuaremos con el objetivo No. 04, en donde estamos analizando los objetivos y la importancia de un Manual de Normas y Procedimientos.

Para ello les dejo a continuación un pequeño resumen.
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Manos a la obra!
Saludos cordiales
Carled

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Con el estado actual de innovación tecnológica la complejidad de los mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos.

La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.

En nuestros días, es un requisito de suma importancia que las empresas de gran tamaño posean varios manuales para sus procesos. La verdadera orientación consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran innecesario.

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran alrededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representa al Manual de Normas y Procedimientos.

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:
- Identificación del procedimiento
- Nombre
- Área de desempeño
- Codificación
- Descripción Genérica (objetivo)
- Normas generales
- Responsable de cada una de las actividades que lo integran
- Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
- Descripción de cada una de las actividades que lo integran

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.

Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.

Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características:
-Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización, con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.
-Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos.
-Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera gráfica, que se conocen también como diagramas de procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:
-Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
-Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.
-Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
-Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.

Estructura del Manual de Normas Y Procedimientos
Contenido:
Introducción.
Instructivo de Uso.
Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
Objetivos generales y específicos de la empresa.
Misión.
Visión.
Valores.
SECCIÓN C:
Organigrama general.
Funciones de las unidades organizativas.
Organigrama específico del área del manual.
Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
Objetivos del manual.
Política de calidad de la empresa.
CAPÍTULO II:
Normas generales del manual.
Normas técnicas del manual.
CAPÍTULO III:
Objetivo del procedimiento.
Norma técnica del procedimiento.
Procedimiento (Playscript).
Flujograma.
GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES.
BIBLIOGRAFÍA.