Clase Virtual Resumen Objetivo 05

Hola Chic@s!
En esta semana les publicaré un resumen sobre el Objetivo No. 05, en el cuál estamos conociendo y estudiando las técnicas existentes para elaborar un manual de normas y procedimientos.
Para ello, estamos tomando en cuenta los siguientes aspectos:
-Técnicas para la codificación de Normas y procedimientos.
-Análisis y diseño del manual de normas y procedimientos.
-Redacción, diagramación, formato. Impresión, encuadernación, prueba piloto.
Por favor, no olviden colocar sus comentarios en esta entrada antes de salir del blogger.
Saludos
Carled

Manuales de Normas y Procedimientos
Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos, consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida.
Un procedimiento administrativo implica la definición de:
1.- Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada
Alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo.2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribución de las copias, etc.3.- Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, período de resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida, etc.
4.- Un esquema de control operativo y patrimonial.

Contenido y estructura de un manual de procedimientos
•Contenido
•Objetivos
•Responsabilidad
•Alcance de los procedimientos
•Instrucciones
•Normas de procedimientos
•Glosario
•Índice Temático

Contenido y estructura del manual de procedimientos
•Índice de referencias cruzadas
•Verificación y asesoramiento
•Indicación de fechas
•Numeración de páginas
•Formato
•Armado

La sección “contenido” del manual incluirá:
a) enunciación de la codificación.
b) Enunciación de la nominación de cada norma.
c) Cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.
En “objetivos” contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.
En “responsabilidad” se indicará la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión.
En “alcance de los procedimientos” contendrá la explicación de los entes sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser Empleados o por la vía de excepción, cuales son los límites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.
La sección “instrucciones” contendrá las concernientes a:
a) Estructura
b) Codificación
c) Actualización
d) Criterios de cumplimiento

En “estructura” se indicará cual es la disposición y los fundamentos de las partes en que está ordenado el manual En “codificación” se indicará el sistema y criterios de codificación utilizados.Por ejemplo:
X X XX XX
El primer digito: representa el sistema.
El segundo digito: representa el subsistema componente del sistema codificado con el primero.
El tercer digito: representa el número de procesos correspondiente.
El cuarto digito: identifica cada uno de los formularios que intervienen en el sistema.

Los aspectos que imprescindiblemente deben ser sometidos a normas son:
- Tareas y decisiones.
- Archivos.
- Circuito o flujo de la información y la vía de su materialización en formularios.