Hola
Chic@s!
En esta
semana les publicaré un resumen sobre el Objetivo No. 05, en el cuál
estamos conociendo y estudiando las técnicas existentes para elaborar un
manual de normas y procedimientos.
Para ello, estamos tomando en cuenta los siguientes aspectos:
-Técnicas para la codificación de Normas y procedimientos.
-Análisis y diseño del manual de normas y procedimientos.
-Redacción, diagramación, formato. Impresión, encuadernación, prueba piloto.
Por favor, no olviden colocar sus comentarios en esta entrada antes de salir del blogger.
Saludos
Carled
Manuales de Normas y Procedimientos
Una
de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos,
consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o
en la definición de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas
actividades que encare una empresa constituida.
Un procedimiento administrativo implica la definición de:
1.-
Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una
organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o
curso de acción a seguir ante cada
Alternativa factible de
ocurrencia de cada variable constituida de un circuito
administrativo.2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor,
oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el
llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribución de las
copias, etc.3.- Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, período de
resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida,
etc.
4.- Un esquema de control operativo y patrimonial.
Contenido y estructura de un manual de procedimientos
•Contenido
•Objetivos
•Responsabilidad
•Alcance de los procedimientos
•Instrucciones
•Normas de procedimientos
•Glosario
•Índice Temático
Contenido y estructura del manual de procedimientos
•Índice de referencias cruzadas
•Verificación y asesoramiento
•Indicación de fechas
•Numeración de páginas
•Formato
•Armado
La sección “contenido” del manual incluirá:
a) enunciación de la codificación.
b) Enunciación de la nominación de cada norma.
c) Cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.
En
“objetivos” contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación
del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.
En “responsabilidad” se indicará la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión.
En
“alcance de los procedimientos” contendrá la explicación de los entes
sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en
que deben ser Empleados o por la vía de excepción, cuales son los
límites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.
La sección “instrucciones” contendrá las concernientes a:
a) Estructura
b) Codificación
c) Actualización
d) Criterios de cumplimiento
En
“estructura” se indicará cual es la disposición y los fundamentos de
las partes en que está ordenado el manual En “codificación” se indicará
el sistema y criterios de codificación utilizados.Por ejemplo:
X X XX XX
El primer digito: representa el sistema.
El segundo digito: representa el subsistema componente del sistema codificado con el primero.
El tercer digito: representa el número de procesos correspondiente.
El cuarto digito: identifica cada uno de los formularios que intervienen en el sistema.
Los aspectos que imprescindiblemente deben ser sometidos a normas son:
- Tareas y decisiones.
- Archivos.
- Circuito o flujo de la información y la vía de su materialización en formularios.
